Mi u WebBookingProu kontinuiramo gledamo kako automatizirati razne procese s ciljem uštede vremena, smanjenja greške, ali i u konačnici većeg financijskog efekta za vas. Što je sve moguće automaziriati?
Automatizacije prije dolaska gosta
1. Cijene
Uglavnom većina objekata postavi cjenik za naredni period (sezonu, godinu), ali ponekad korigira cijene i tijekom godine. Ponekad to može biti globalno - npr. korekcija većeg perioda za +- apsolutni iznos ili +- postotak, ali ponekad može biti i na dnevnoj bazi. Ne ulazimo u strategije korekcije cijena - npr. spuštanje kad su zadnje sobe ostale ili davanjem većih popusta kad je objekat prazan, pa podizanje cijena kako raste popunjenost ili neka kombinacija, no WebBookingPro modul "Revenue Manager" vam omogućava da u potpunosti automatizirate dnevne korekcije cijena prema vašoj strategiji korekcija cijene. Strategija se sastoji od jednog ili više pravila koja mogu biti konfigurirana na temelju stotine kombinacija uvjeta korekcije. Jednom postavljeni sustav radi svaku noć oko 4-5h ujutro izračune i ažurira cijene za definirani naredni period na svim kanalima dok vi spavate. Ako ste do sada imali praksu ponekad ručno mijenjati cijene, znate koje su moguće uštede u tom pogledu. Prosječni hotel s 50 soba može uštedjeti i tjedno do 7h posla. Naravno tu je i drugi efekat - povećanje prihoda i popunjenosti.
2. Izrada ponuda-predrezervacija
Došao vam je upit (emailom, telefonom) i želite poslati ponudu gostu. WebBookingPro vam omogućavam uštedu vremena kroz tri alata.
2.1. Alat za izradu prijedloga teksta emaila prema gostu
WebBookingPro u svakom trenutku ima izračun cijene za period/broj osoba/tip smještajne jedinic/uslugu. Naravno tu su svi aktualni popusti koje imate definirane (npr duljina boravka, first minute, last minute), kao i korekcije definirane od strane Revenue Managera. Koristeći alat za kreiranje rezervacija ili predrezervacija, imate mogućnost kreiranja predloga odgovora na email koji je definiran na bazi predloška kojeg uvijek možete sami korigirati, a s druge strane on je popunjen cijenama, informacijama o usluzi i smještaju, uvjetima garancije i otkaza. Najčešće objekti imaju neke predloške kako bi im odgovori bili standardizirani, no kod ručnom kreiranja odgovora najčešće dođe do pogreške - naveden krivi termin, krivi izračun cijene. Predloške možete sami mijenjati na 5 različitih jezika i prilikom kreiranja email odgovora, birate jezik na kojem ćete kreirati odgovor.
2.2. Alat za izradu ponuda
Druga opcija je da kreirate "ponude" ili "predrezervacije". Predrezervacije se šalju gostu u obliku emaila koji je gotovo identičan emailu prave rezervacije, no jasno je navedeno da je predrezervacija i da ju je potrebno potvrditi. U samom sustavu predrezervacija ne zatvara termin dok god nije potvrđena. Potvrda može biti ručno aktivirana od vaše strane preko WebBookingPro sustava, ili automatski od strane gosta - gost u svom emailu dobiva link putem kojeg može potvrditi rezervaciju prema vašim definiranim pravilima (npr slanje podataka o kreditnoj kartici, naplata dijela ili 100% iznosa putem nekog sustava naplate kreditnim karticama, potvrdu da će uplatiti putem bankove transakcije). Po potvrdi predrezervacije, ona postaje prava rezervacija koja zatvara termin. Predrezervacije mogu imati datum i vrijeme isteka nakon čega "nestaju" iz sustava.
2.3. Alat za izradu rezervacija s opcijom isteka
Treća opcija je da kreirate prave rezervacije s datumom i vremenom isteka, koje zatvaraju svoje termine na svim kanalima, no u sustavu su evidentirane kao "nepotvrđene" dok god ih vi ručno ne potvrdite. Ukoliko iste ne potvrdite do navedenog datuma ili isteka, on će automatski biti otkazane ukoliko ste odabrali opciju automatskog otkaza. Gost će dobit potvrdu o otkazu ukoliko je navedena email adresa prilikom kreiranja rezervacije.
3. Self-checkin
S WebBookingPro možete automatizirati slanje emailova gostima prije dolaska s npr. informacijama o ulasku u apartman, parkiralištu i slično. No s istim emailom možete poslati gostu pozivnicu za unos osobnih podataka za prijavu gostiju (eVISITOR). Ukoliko gost unese navedne podatke, vama će rezervacija promijeniti boju u Planu soba u žutu te time vam olakškati samu prijavu na eVISITOR. Ona i dalje nije poslana dok god vi niste potvrdili da se gost prijavio (Checkin) i dok niste provjerili podatke, no uvelike vam je skraćen postupak unosa podataka.
4. Naplate
WebBookingPro podržava jako puno sustava za automatsku naplatu kreditnih kartica. Sami birate sustav s kojim imate ugovor, sami definirate iznos koji se gostima naplaćuje po rezervaciji - npr može biti postotak od rezervacije s uvjetom minimalnog iznosa. Non-refundable rezervacije se uvijek naplaćuju 100%. U teoriji možete definirati da ćete uvijek gostu naplatiti 100% uz naravno uvjet da može otkazati do nekog trenutka i da ćete onda napraviti "Refund" - opcija koja je OK, ali postoje određeni troškovi koji ovise o odabranom partneru za naplatu kreditnih kartica.
5. Izrada računa/checkout
Kod jednostavnih objekata i jednostavnih rezervacija (npr nema dijeljenja troškova ili spajanja troškova više različitih rezervacija) sam postupak izrade računa i nakon toga odjave gostiju bi trebao biti u prosjeku 30tak sekundi.
